A Picture Internet Solutions disponibiliza mais uma vantagem para sua ferramenta de groupware, o Picture XChange. A partir de agora os usuários poderão utilizar a ferramenta juntamente com o Microsoft Outlook. Para isso, é necessário apenas que seja adquirido um plug-in. “A vantagem é que os usuários poderão utilizar o XChange a partir do Outlook e assim usar toda a sua base de dados já cadastrados”, afirma César Bonadio, diretor de tecnologia da Picture. Para sincronizar as informações entre as duas ferramentas, o usuário paga R$ 57,50 pelo plug-in, que foi desenvolvido por uma empresa americana. O Picture XChange é um sistema de colaboração que permite o compartilhamento de informações entre um grupo de funcionários ou parceiros, com facilidade de acesso e suporte a usuários remotos, como vendedores, por exemplo. “Agora os usuários poderão sincronizar no MS Outlook, os compromissos tarefas e contatos de todos os integrantes da rede, não importando se esses dados foram primeiramente cadastrados no XChange ou no Outlook”, explica Bonadio. Mesmo utilizando o Outlook, as informações continuam em um portal na web, onde o usuário pode acessá-las remotamente e ainda permitir que seus dados sejam ou não compartilhados com outras pessoas da empresa. Isso porque o serviço é oferecido no modelo hospedado, funcionando totalmente via web. Além da vantagem na questão mobilidade, o sistema oferece redução de TCO, já que tem custo a partir de R$ 5 mensais, por usuário.   “Não há produtos nacionais que disponibilizem, de forma hospedada, todas as funções do Picture XChange. É a primeira ferramenta de groupware, totalmente em ambiente web. Normalmente, os produtos de groupware são caros e têm gerenciamento complexo, o que impede, por exemplo, a grande utilização em empresas de pequeno e médio portes”, afirma Bonadio   Funcionalidades - O Picture XChange oferece aos usuários funcionalidades de um portal pessoal com agenda de compromissos, tarefas, projetos, disco virtual, fóruns de discussão e e-mail. Ao entrar no Portal é possível ter uma visão geral sobre os compromissos e tarefas do dia, a quantidade de novos e-mails e se há novos recados no quadro de avisos. Também no Portal há um sistema de busca rápida de contatos e é possível ter acesso a todos os documentos compartilhados. O usuário pode criar níveis de acesso a seus dados e contatos. Ele pode definir que o catálogo com todos os ramais telefônicos e endereços de e-mail dos funcionários da empresa pode ficar disponível para todos, já sua agenda pessoal, pode ser acessada apenas pela secretária ou alguns gerentes, por exemplo.   A função Calendário também traz ferramentas que facilitam o dia-a-dia do usuário. É possível ver os compromissos por dia, semana ou mês e ainda ter acesso à agenda da equipe, o que facilita o agendamento de futuros compromissos. Na área de Contatos, pode-se organizar os nomes por ordem alfabética ou qualquer uma das categoria do cadastro como endereço, CEP, cargo, país, cidade, departamento etc.   O sistema também disponibiliza as funções Projetos e Tarefas. As duas permitem controlar status, prioridade, datas inicial e final e ainda fazer follow up. No Picture XChange o usuário encontra ainda a função Documentos, uma espécie de disco virtual onde é possível colocar documentos a serem compartilhados. Por exemplo, um contrato que deve ser revisado por várias pessoas na empresa, pode ser colocado nesta área do sistema para acesso rápido. Cada vez que um usuário faz alguma correção/alteração neste documento, é criada uma nova cópia que também fica disponível no sistema. “O interessante é que esta função permite que o próprio usuário tenha acesso a documentos quando estiver fora da empresa, via web”, afirma Bonadio.   Há ainda a função Procedimentos que permite a publicação de ações rotineiras da empresa, por exemplo, como se faz um backup, como se aciona o serviço de motoboy etc. O sistema conta ainda com a função Favoritos, para cadastrar e organizar links, a seção Fórum para cadastrar um assunto e iniciar discussões, e a função Avisos que permite a inserção de notas a serem observadas por todos os funcionários da empresa.   Para se contratar o Picture XChange é necessário ter um mínimo de 10 usuários. Para os clientes que queiram ter um sistema adequado com a sua identidade visual, é possível customizar a ferramenta de acordo com o logotipo/imagem de cada um.