Garantindo segurança e preservação dos dados, sistema fica totalmente hospedado no data center e une as funcionalidades de um portal ao gerenciamento de informações, tarefas e compromissos A Picture Internet Solutions lança o PictureMail XChange, um groupware de colaboração que permite, por meio de um portal, o compartilhamento de informações entre um grupo de funcionários ou parceiros, com facilidade de acesso e suporte a usuários remotos, como vendedores, por exemplo. O sistema traz dois grandes diferenciais: mobilidade e redução de TCO, pois é oferecido no modelo hospedado, funcionando totalmente via web, e tem custo a partir de R$ 5 mensais, por usuário. Segundo César Bonadio, diretor de tecnologia da Picture, o grande diferencial é que onde quer que o usuário esteja, poderá acessar seus dados e ainda permitir que informações como agenda e compromissos sejam ou não compartilhados por outras pessoas da empresa. “Não há produtos nacionais que disponibilizem, de forma hospedada, todas as funções do PictureMail XChange. É a primeira ferramenta de groupware, totalmente disponibilizada em ambiente web”, afirma Bonadio. O PictureMail XChange oferece aos usuários funcionalidades de um portal pessoal com agenda de compromissos, tarefas, projetos, disco virtual, fóruns de discussão e e-mail. Ao entrar no Portal é possível ter uma visão geral sobre os compromissos e tarefas do dia, a quantidade de novos e-mails e se há novos recados no quadro de avisos. Também no Portal há um sistema de busca rápida de contatos e é possível ter acesso a todos os documentos compartilhados. O usuário pode criar níveis de acesso a seus dados e contatos. Ele pode definir que o catálogo com todos os ramais telefônicos e endereços de e-mail dos funcionários da empresa pode ficar disponível para todos, já sua agenda pessoal, pode ser acessada apenas pela secretária ou alguns gerentes, por exemplo. A função Calendário também traz ferramentas que facilitam o dia-a-dia do usuário. É possível ver os compromissos por dia, semana ou mês e ainda ter acesso à agenda da equipe, o que facilita o agendamento de futuros compromissos. Na área de Contatos, pode-se organizar os contatos por ordem alfabética ou qualquer uma das categoria do cadastro como endereço, CEP, cargo, país, cidade, departamento etc. O sistema também disponibiliza as funções Projetos e Tarefas. As duas permitem controlar status, prioridade, datas inicial e final e ainda fazer follow up. No PictureMail XChange o usuário encontra ainda a função Documentos, uma espécie de disco virtual onde é possível colocar documentos a serem compartilhados. Por exemplo, um contrato que deve ser revisado por várias pessoas na empresa, pode ser colocado nesta área do sistema para acesso rápido. Cada vez que um usuário faz alguma correção/alteração neste documento, é criada uma nova cópia que também fica disponível no sistema. “O interessante é que esta função permite que o próprio usuário tenha acesso a documentos quanto estiver fora da empresa, via web”, afirma Abdo. Há ainda a função Procedimentos que permite a publicação de ações rotineiras da empresa, por exemplo, como se faz um backup, como se aciona o serviço de motoboy etc. O sistema conta ainda com a função Favoritos, para cadastrar e organizar links, a seção Fórum para cadastrar um assunto e iniciar discussões, e a função Avisos que permite a inserção de notas a serem observadas por todos os funcionários da empresa. Para os usuários que já estão adaptados com o Microsoft Outlook e desejam continuar recebendo e enviando e-mails nesta plataforma, é possível adquirir um plug-in para que o PictureMail trabalhe juntamente com o Outlook. Para se contratar o PictureMail XChange é necessário ter um mínimo de 10 usuários. Para os clientes que queiram ter um sistema adequado com a sua identidade visual, é possível customizar a ferramenta de acordo com o logotipo/imagem de cada um. Picture Mail O Picture Mail é um sistema corporativo que possibilita gerenciar, controlar e administrar todas as mensagens enviadas e recebidas pelos usuários das empresas. “Todos os nossos clientes de hospedagem contam com este serviço e podem usufruir recursos como filtro de arquivos anexados, por exemplo, onde é possível determinar que tipo de arquivo os usuários podem receber”, conta Abdo. Entre muitas vantagens do Picture Mail, está o completo gerenciamento remoto, baseado no modelo ASP (Application Service Provider), que permite realizar todo o controle e manutenção da rede através de um acesso 100% remoto, a partir de qualquer micro conectado à internet, independente da conexão utilizada.